同じような内容の仕事をしていても、仕事が早い人と遅い人では終わるまでの時間に大きな差が生じています。
なぜ時間がかかってしまうのか、実は仕事が遅い人には共通した特徴があるのです。
今回は仕事が遅い人の代表的な特徴や、仕事のスピードを上げるための4つの方法をご紹介します。
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仕事が遅い人の代表的な4つの特徴
仕事が遅い人には共通した特徴があります。
まずは、仕事が遅い人の代表的な4つの特徴を見ていきましょう。
効率性を考えて仕事をしていない
仕事を早く終わらせるためには、その作業の「効率性」を常に考える必要があります。
例えば「会議資料の作成を頼まれた」というシチュエーションの場合、効率性を考えていない人はまっさらな状態から資料を作り始めてしまう傾向があります。
しかし、完全にゼロの状態から資料を作り上げることは、レイアウトなども全て自分で考えなければいけなくなるため、完成までには長い時間がかかってしまうでしょう。
一方、効率性を考えて行動する人は「過去に似たような資料はないか」「もしあれば、それを作成した人からデータをもらえないか」といったことを第一に考えるはずです。
このように、仕事を引き受けた時に「効率的に終わらせるためにはどうすべきか？」を考えられるかどうかは、その後の仕事のスピードに大きな影響を与えているのです。
人を頼らず、自分一人でやり遂げようとする
これは1つ目の「効率性」にもつながってくる部分ですが、仕事が遅い人は何もかも自分一人でやり遂げようとする傾向があります。
これは「仕事に対する責任感が強すぎる人」によくありがちな特徴です。
責任感が強いのは素晴らしいことですが、それが強すぎると、「受けた仕事は自分一人で終わらせなければいけない」という考えにいたってしまう人もなかにはいるでしょう。
このようなタイプの人は仕事を断ることが苦手な人も多く、仕事量がキャパオーバーになってしまっている場合も少なくありません。
あらゆる仕事で「完璧」を目指している
仕事が遅い人は、あらゆる仕事において「完璧な状態」を目指してしまうことも大きな特徴です。
取引先に渡すような資料だけではなく、例えば同じ部署内の人しか使わないような資料に関しても、常に完璧なものを作ろうとする傾向があります。
本来そこまでの完成度が求められていない仕事に対しても、全てにおいて完璧なクオリティーを目指していれば、仕事に時間がかかってしまうのは当然ですよね。
また、「一切の抜け目もないように」という意識で情報を詰め込み過ぎてしまい、結果的に分かりづらい資料を作ってしまうケースも多く見られます。
作業スペースが散らかっている
整理整頓が苦手で、デスクの上がいつも散らかっていることも仕事が遅い人の特徴です。
様々な資料や文房具などが散乱しているような場所では、集中力を保ちながら仕事を進めることは難しいと言えるでしょう。
このような状況では何か使いたい資料があった時も、「あの資料はどこだっけ・・・」というように資料を探す時間が生まれてしまい、この点でも時間を無駄にしてしまいます。
一方、仕事が早い人は整理整頓も得意な人が多く、そのような人のデスクは忙しい時でも常に綺麗に片付けられています。
仕事が遅いのを改善しよう！仕事が早くなる方法4選
それでは、仕事を早く終わらせるには何に気をつけるべきなのでしょうか？
明日からでも使える、仕事のスピードを上げる方法を4つ紹介します。
仕事の「ゴール」を明確にする
仕事を早く終わらせるためには、その仕事の明確な「ゴール」を設定することが大切です。
具体例として、「機密文書の管理マニュアルを作成する」というシチュエーションで考えてみましょう。
この場合のゴールは「他の人が読んだ時に機密文書の管理方法がわかる」ということであり、例えば「機密文書の作り方」といった内容は今回のマニュアルに載せる必要はありませんよね。
当たり前のことのように感じるかもしれませんが、「ゴール」を明確に意識せずに仕事を進めてしまうと、このように「本来やる必要のない作業まで行なっている」というケースは意外にも多いのです。
そのため、まずは「この仕事の目的は何か」という部分をよく考えてから仕事に取り掛かることで、無駄な作業を減らして仕事のスピードを上げることができますよ。
仕事の「仕組み化」を意識する
仕事を早く終わらせるために、仕事の「仕組み化」を常に意識していきましょう。
仕組み化とは、仕事を進めていく「型」や「やり方」を細かく決めてしまい、次に同じような仕事を行なった時に、また一から始めなくてもすむようにしておくことです。
仕事のスピードが早い人ほど、この「仕組み化」をうまく業務の中に取り入れています。
すぐに使える仕組み化の例として、「メール文章」のテンプレートを決めてしまうのもおすすめですよ。
メールの冒頭に書く「いつもお世話になっております。◯◯株式会社の・・・」という部分は毎回同じ文章を書いている場合が多いので、この部分のテンプレートを一度作ってしまえば、次からはその分メール作成にかかる時間を減らすことができます。
このように日々の業務の中で仕組み化できることは非常に多いので、ただ淡々と仕事をこなしていくのではなく、「これは仕組み化できないか？」と常に考えながら進めていくのが良いでしょう。
わからないことは詳しい人に質問する
仕事の中でわからないことが出てきた時には、それについて詳しい人に積極的に質問することで仕事のスピードを上げることが可能です。
自分の専門外の内容に関してその都度調べて理解していくようなやり方では、仕事が終わるまでに多くの時間を費やしてしまいます。
ただし注意点として、わからないことがあったときに何も考えずに周りに質問することは、かえって仕事のスピードを落としてしまうこともあるので気をつけましょう。
そのことに関して詳しくない人に聞いても適切な回答は得られず、場合によっては自分で調べてしまった方が早く解決することもあるからです。
また、もしも「人に聞くのは恥ずかしい」と感じているのであれば、その考え方が仕事を遅くしている原因かもしれません。
会社は「チームで仕事を進めていく組織」であること理解し周りと協力できるような人が、結果的には仕事を早く終わらせることができるのです。
しっかり定時に帰ることを目標にする
もしも残業するのが当たり前になっているような状況だとしたら、無意識のうちに「仕事が終わらなくても残業すれば大丈夫」という考え方になっているかもしれませんね。
ダラダラとした意識で働くことは、仕事の効率性を下げてしまう大きな要因です。
その考え方のままでは仕事のスピードを上げることはできませんので、「定時にはしっかり帰る」という目標を決めて一日を過ごしてみることをおすすめします。
一日の終わりの時間がしっかり決まっていれば、そこから逆算して、どの仕事をどんな順番で進めていけば定時に間に合うのかを考えられるようになるはずです。
「業務時間中は効率的に仕事を片付け、アフター5の時間でしっかり休養をとる」というようにオン・オフの切り替えが上手な人が、仕事を終わらせるのが早い人の特徴と言えるでしょう。
仕事を早く終わらせて「自分の時間」を増やしていこう
仕事を早く終わらせることができれば、その分残業を減らせたりと「自分の時間」を持つことにもつながります。
今回紹介したようなポイントを意識してプライベートにもゆとりが生まれれば、より充実した毎日を過ごすことができるはずですよ。
